Plan de Mantenimiento para tu Empresa. Solo 10 Pasos

Hoy te enseñaré cómo hacer un BUEN Plan de Mantenimiento para tu Empresa en solo 10 pasos.

Verás que con un plan como este lograrás reducir al máximo cualquier desperfecto o falla imprevista en tu negocio. 

Te cuento lo que veremos hoy:  

1. Establecer metas y objetivos. 
2. Asignar un presupuesto. 
3. Inventariar las reparaciones realizadas. 
4. Clasificar los equipos y sistemas de tu empresa. 
5. Especificar los equipos que se les aplica mantenimiento y a los que no. 
6. Designar a los responsables del mantenimiento. 
7. Consultar los manuales de los equipos. 
8. Elaborar lista de requerimientos para revisar y reparar piezas y equipos. 
9. Seleccionar el tipo de plan de mantenimiento a usar. 
10. Ejecutar las tareas de tu plan de mantenimiento. 

Para comenzar quiero mostrarte los tipos de mantenimientos que existen, fíjate:

Plan de mantenimiento: Mantener para prevenir 

El mantenimiento se define como el conjunto de acciones que tiene el propósito de conservar o preservar un bien, una cosa, un artículo, un equipo.

En el caso de las empresas, es la información del estado de los equipos y de las tareas que deben hacerse para que las máquinas y las instalaciones de una empresa funcionen bien, por más tiempo y sin esperar que se dañen por completo.

Mantenimiento también se define como: 

Los trabajos que se realizan para mantener las piezas de un todo en una adecuada condición y lograr que sus sistemas funcionen en armonía y normalidad. Y se complemente el proceso con las acciones de previsión, reparación y conservación que permiten que las máquinas operen adecuadamente.

En fin, todas esas definiciones  coinciden en afirmar que Mantenimiento es una acción de revisión, previsión, cambio o sustitución, que aporta un buen funcionamiento y larga vida al equipo.

Más allá de un mantenimiento

Si bien es cierto, que todas esas definiciones describen lo que significa el mantenimiento en una empresa, también es cierto que es más que eso.

El mantenimiento es un conjunto de actividades que tiene diferentes tipologías, objetivos y especificidades.  Cada una tiene una razón de ser con resultados distintos, pero igualmente importantes.

Debido a su importancia, este artículo complementa una serie titulada Tipos de Mantenimiento para los equipos de tu empresa, que incluye explicaciones detalladas sobre sus tres tipos.

Además de sus características, tipos, objetivos y ventajas. Aquí te presentamos Plan de Mantenimiento para tu empresa en 10 pasos.  

Ante de sugerirte algunos datos, es vital que tengas claro que existen 3 tipos: Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento Correctivo y Mantenimiento Predictivo. Los tres son fundamentales para el buen funcionamiento de tus equipos.

Mantenimiento Preventivo

¿Cómo se hace? Pues a través de una revisión periódica de los equipos o maquinarias que nos permita ver cuáles piezas están desgastadas, deterioradas o a punto de romperse para sustituirlas a tiempo.

Además de limpiar y lubricar para el buen funcionamiento y operatividad. Así podrás evitar situaciones como las descritas anteriormente.

Entonces, si incluimos al mantenimiento preventivo como parte de una rutina de revisión, podemos lograr y certificar lo que afirman los expertos:

• Aumentar la productividad hasta un 25 %.
• Reducir los costes hasta un 30 %.
• Alargar la vida útil de los equipos hasta un 50%.

Mantenimiento Correctivo

Es el que se requiere llevar a cabo cuando se ha producido un daño, una avería, un desperfecto, un deterioro de una pieza, un equipo o una maquinaria.

Por lo tanto, es prioritario el proceso de reparación. Aparece sin esperarlo y es impredecible.

Por supuesto, esta situación trae como principal consecuencia la paralización de la maquinaria o el equipo.

A partir de ese momento es necesario disponer de aspectos esenciales como: Presupuestos, personal especializado, repuestos, herramientas y estar preparado para alguno que otro imprevisto.

Mantenimiento Predictivo

Se trata de un diagnóstico especializado que permite medir el desgaste de las piezas con mayor exactitud.

Ese análisis, generalmente, se lleva a cabo con el uso de equipos especiales que pueden medir cuánta vida útil le queda a cada una, o al conjunto en general.

Es probable que te estés preguntando cuál es el tipo de mantenimiento más apropiado.

Te puedo decir que los tres, según el caso que se presente en tu empresa, casa, oficina, automóvil. Sin embargo, te recomiendo que le des prioridad al mantenimiento predictivo.

Y si no te resulta posible, por aquello del diagnóstico especializado con maquinarias complejas; entonces, no lo dudes y opta por el mantenimiento preventivo. Te ahorrarás tiempo y dinero.

Plan de Mantenimiento para tu Empresa

Se trata de un conjunto de acciones, estrictamente planificadas, con el fin de servir de guía a la hora de llevar a cabo un proceso de revisión y/o reparación de un equipo o maquinaria, en un periodo de tiempo determinado.

En ese plan de mantenimiento pueden participar activamente los tipos de mantenimiento anteriormente señalados.

Nada sobra o falta a la hora de cumplir con los requerimientos técnicos que se han previsto para la preservación o reparación de una pieza, un equipo, un sistema. 

Eso quiere decir, que al momento de aplicar un mantenimiento preventivo, un mantenimiento correctivo o un mantenimiento predictivo, se justifica, siempre y cuando la máquina tenga un mejor desempeño y evite presentar situaciones como reducción de :

• Tiempo de paradas.
• Fallas.
• Riesgos.
• Daños al medio ambiente.

Y al contrario, logre aumentar su producción y optimizar su operatividad. 

Plan de Mantenimiento para tu Empresa en 10 pasos

Al elaborar su Plan de Mantenimiento, cada empresa le otorgará prioridades a diferentes aspectos como tipos de maquinarias, procesos de producción, entre otros. 

Sin embargo, estos 10 pasos forman parte de una propuesta, a la que podrás añadirle o eliminarle información, según lo que consideres importante para el buen funcionamiento de tu organización.

1.- Plan de mantenimiento: Establecer metas y objetivos

Sin lugar a dudas, el primer paso es establecer qué se pretende con la elaboración de un plan de mantenimiento.

Lo importante es cumplir con los objetivos previstos, que generalmente deberían estar relacionados con minimizar la paralización del proceso de producción por fallas o avería de equipos.

Y la reducción de los costes por mantenimiento de equipos.

2.- Plan de mantenimiento: Asignar un presupuesto

Un presupuesto asignado solamente para los procesos de mantenimiento es ideal, ya que a la hora de una situación imprevista, no se presentaría un desequilibrio económico.

Para ello, se debe tener en cuenta la inversión de un 80 % en lo relativo al proceso de mantenimiento preventivo y el 20% restante a los mantenimientos correctivo y predictivo.

3.- Plan de mantenimiento: Inventariar las reparaciones realizadas

Si ya has llevado a cabo alguna reparación o tarea de mantenimiento y lo tienes registrado, esa información te servirá muchísimo para empezar con tu plan de mantenimiento.

Determina cuáles son los sistemas, los equipos y los repuestos que has usado en las reparaciones, incluyendo la fecha en las que se hicieron.

Así tendrás una idea clara de cuándo debes programar el primer mantenimiento. Si no tienes un historial registrado en alguna parte… No te preocupes. Puedes comenzar de cero. 

4.- Plan de mantenimiento: Clasificar los equipos y sistemas de tu empresa

Un sistema es el conjunto de componentes y máquinas con un fin común.

Por ejemplo, podemos destacar el sistema de refrigeración o el sistema de tratamiento de aguas.

Anota el nombre de cada sistema y los elementos que lo componen en la aplicación de Servicios Recurrentes de nuestra plataforma de aplicaciones Platzilla, por ejemplo.

Una vez que tengas cada sistema registrado y cada uno de sus elementos, puedes clasificarlos, según el tipo de maquinaria o de equipo: Mecánico, hidráulico, electrónico, oficina, limpieza, etc.

5.- Plan de mantenimiento: Especificar los equipos que se les aplica mantenimiento y a los que no

Al contar con el inventario de todos tus equipos, debes identificar  cuáles son los más factibles para aplicarles un proceso de mantenimiento y cuáles, simplemente, debes reponer por completo.

Muchas empresas alegan que su plan de mantenimiento no sirve, porque tratan de reparar piezas de una máquina que debe ser reemplazada por completo. Y en esos intentos pierden mucho dinero y tiempo.

En ese sentido, la asesoría de expertos es fundamental para tomar decisiones al realizar los procedimientos de mantenimiento.

6.- Plan de mantenimiento: Designar a los responsables del mantenimiento

Antes de designar a cualquier  personal o empresa responsable, debes precisar si tu empresa es capaz o no de llevar a cabo el plan de mantenimiento por sí sola.

Determina si tienes el tiempo, el dinero, el conocimiento necesario y los permisos legales para hacerlo.

Si no los tienes, te recomiendo contratar a una empresa externa especializada.

En la aplicación de Servicios Recurrentes de Platzilla, puedes incluir al responsable interno que se encargue del mantenimiento (diseño, control y ejecución). Así como también a la empresa externa que se hará cargo de esos trabajos.

7.- Plan de mantenimiento: Consultar los manuales de los equipos

Es necesario saber cuáles son las especificaciones y recomendaciones de los fabricantes (sobre todo si tienen algún tipo de garantía). En caso de que algo malo suceda, puedes pedir soporte, pero debes tener esa información a la mano. 

Según lo que encuentres en los manuales, puedes ingresar en Servicios Recurrentes, a fin de obtener la información que necesitas. Por ejemplo: Fecha límite de revisión, tiempo de vida útil esperada, recomendaciones de tipos de aceites, lubricantes, y medidas de seguridad, entre otros.

8.- Plan de mantenimiento: Elaborar lista de requerimientos para revisar y reparar piezas y equipos

Con la ayuda de los operarios, de los arquitectos y/o expertos que diseñaron tu empresa o de la experiencia que ya has adquirido después de haber reparado algunos equipos, es probable que puedas elaborar la lista de requerimientos que cada máquina y equipo necesita. 

Esa lista es vital, porque te permitirá inventariar cada una de las pequeñas o grandes piezas, equipos o maquinarias con las que cuentas en tus instalaciones.

9.- Plan de mantenimiento: Seleccionar el tipo de plan de mantenimiento a usar

Ya conoces los tipos de mantenimientos. Recuerda el correctivo (lo reparas cuando se dañe), el predictivo (predice cuándo se va a dañar algo para anticiparte),  y el preventivo (el que hacemos para que no se dañe). 

No dejes de incluirlos en la rutina de tu empresa. Sin lugar a dudas, el mantenimiento es una inversión.

¿Por qué? Porque al tener maquinarias funcionando en buen estado, tendrás la tranquilidad de contar con un proceso de producción de calidad que, generalmente, podrá ser operado sin pérdidas de tiempo por averías o reparaciones. 

De esta manera, podrás garantizar los productos y/o servicios que requieren tus clientes.

10.- Ejecutar las tareas de tu plan de mantenimiento:

Ya tienes todo listo para empezar a actuar.

Al hacerlo, es necesario que determines si la duración estimada se cumplió o si tienes que modificarla. 

También puedes verificar si el responsable puede hacerse cargo y cuáles herramientas o consumibles te hicieron falta.

De esta manera, la próxima vez que debas hacer mantenimiento cuentes con todo lo necesario. Posteriormente, puedes crear un informe sencillo (que no sea más largo que una hoja tamaño carta) en la que expliques:

Y ahí lo tienes, ya está listo. 

Una recomendación adicional…

Registro de la información

Cualquier plan de manteniendo necesita anticiparse a futuras fallas. Además de ser una manera ideal de recordatorio para revisar o cambiar una pieza determinada. 

Por ello, en ningún caso te recomiendo que confíes en tu memoria y menos si tienes una empresa que te exige mucho trabajo para mantenerla. En lugar de eso, puedes usar una aplicación que te muestre la información en gráficos que sí entiendes.

Me refiero al Motor de Gráficos para la aplicación de Servicios Recurrentes, que ofrece nuestra plataforma de aplicaciones Platzilla, la cual te he recomendado en este artículo.

Una vez tengas una idea base de estos puntos, puedes empezar a crear tu plan. En este caso tomaré el ejemplo de nuestra aplicación de mantenimiento para que lo entiendas mejor. Ahora… A tomar nota.

En conclusión…

• No se debe esperar que se dañe algo para repararlo. Por ello, te recomiendo elaborar un plan de mantenimiento para tu empresa, tu casa, tu oficina y hasta para tu automóvil.
• En una empresa, el plan de mantenimiento puede asegurar que todas sus operaciones funcionen correctamente, sin provocar problemas o preocupaciones posteriores. 
• Existen varios tipos de mantenimientos, pero destacamos los principales: Correctivo, Preventivo, y Predictivo. Los tres son fundamentales para el buen funcionamiento de tus equipos.
• Correctivo es el se requiere llevar a cabo cuando se ha producido una avería en una pieza, un equipo o una maquinaria. Por lo tanto, es prioritario el proceso de reparación.
• Preventivo, el objetivo es que no ocurran averías ni daños, es decir,  se pretende evitarlos completamente en la medida que sea posible, a través de revisiones periódicas de los equipos o maquinarias que están desgastadas, deterioradas o a punto de romperse para sustituirlas a tiempo.
• Predictivo permite analizar exhaustivamente el nivel de desgaste de las piezas, a fin de sustituirlas antes de presentarse la avería, mediante un diagnóstico especializado que permite medir el desgaste de las piezas con mayor exactitud.

El Plan de Mantenimiento para tu empresa en 10 pasos incluye:

• 1.- Establecer metas y objetivos. 

• 2.- Asignar un presupuesto. 

• 3.- Inventariar las reparaciones realizadas. 

• 4.- Clasificar los equipos y sistemas de tu empresa. 

• 5.- Especificar los equipos que se les aplica mantenimiento y a los que no. 

• 6.- Designar a los responsables del mantenimiento. 

• 7.- Consultar los manuales de los equipos. 

• 8.- Elaborar lista de requerimientos para revisar y reparar piezas y equipos. 

• 9.- Seleccionar el tipo de plan de mantenimiento a usar. 

• 10.- Ejecutar las tareas de tu plan de mantenimiento. 

  Te recomiendo estos artículos…

• Consejos para crear una empresa que ofrezca servicios de mantenimiento industrial
• Estos son los tipos de mantenimientos que existen y lo que debes saber de ellos.

¡Éxitos con tu Plan de Mantenimiento!