¿Te gustaría aprender a organizar las tareas pendientes de tu empresa utilizando la matriz de Eisenhower?
¡Estás de suerte!
Porque en este post, aprenderás cómo aplicarla paso a paso para que puedas aumentar la productividad de tu negocio.
En este sentido, la matriz de Eisenhower nos ayuda a clasificar las actividades o tareas en cuatro cuadrantes de acuerdo con su nivel de urgencia e importancia.
De esta manera, conoceremos, por ejemplo, cuáles actividades debes realizar personalmente y cuáles puedes delegar a tu equipo de trabajo.
¿Quieres aprender más?
Entonces presta atención, para que saques el máximo provecho del contenido que hemos preparado para ti.
- ¿Qué es la matriz de Eisenhower?
- ¿Cómo implementar la matriz de Eisenhower para organizar tareas?
- Ejemplo práctico. Caso Donas Redoma.
Sin más preámbulos ¡comencemos!
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una herramienta gráfica que nos permite jerarquizar la carga de trabajo de una empresa, al clasificar y ordenar las tareas pendientes por realizar.
De este modo, las tareas se clasifican de acuerdo a su nivel de urgencia e importancia, es decir, distingue entre las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse o eliminarse.
Sin duda, es una herramienta que contribuye en gran manera en planificar, priorizar y delegar actividades semanales y mensuales.
Ahora bien, existen un conjunto de objetivos a cumplir cuando se implementa dicha matriz, entre ellos están:
- Incrementar la productividad.
- Organizar el trabajo de mejor manera.
- Mayor concentración en lo prioritario.
- Aumentar la disciplina.
- Ahorrar tiempo.
- Planificar con antelación otras tareas.
- Mayor eficiencia y eficacia en la administración de tareas.
- Y muchas más.
Ahora bien, el nombre de esta gran herramienta, proviene de su autor y Dwight Eisenhower, expresidente de los Estados Unidos, un hombre que fue reconocido por su alta productividad.
Más adelante, Stephen Covey, un experto en la administración empresarial, retomó sus hábitos para crear la matriz tal y como la conocemos en la actualidad.
Interesante ¿cierto?
¿Cómo implementar la matriz de Eisenhower para organizar tareas?
Como ves, la matriz de Eisenhower para organizar tareas, no solo es una buena aliada para realizar las actividades pendientes, sino también permite que el tiempo que dediques a ellas sea realmente de calidad.
A continuación, te enseñaremos cómo realizar la matriz de Eisenhower.
¡No te lo pierdas!
1. Matriz de Eisenhower para organizar tareas: Establece tus cuadrantes
Para comenzar, debes trazar cuatro cuadrantes donde se organizarán tus tareas de acuerdo a su prioridad:
- Importante+ Urgente.
- Importante + No urgente.
- Urgente + No importante.
- No urgente+ No importante.
En la siguiente imagen te muestro su forma gráfica:
2. Ubica las tareas y actividades en cada cuadrante
Seguidamente, debes clasificar y ubicar cada una de tus tareas en los cuadrantes:
Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis
Estas tareas por lo general, requieren de tu atención inmediata. Por tanto, atrapan tu atención y te presionan constantemente. Además, en este caso, la urgencia tiene que ver con la temporalidad en la entrega de la actividad.
Por tanto, deben desarrollarse todas las tareas que deben ser ejecutadas de manera inmediata, de no hacerlas las consecuencias serán graves.
Algunas situaciones que deben ir en este cuadrante deben ser, por ejemplo, un fallo en la electricidad en la empresa, enfermedades, demandas legales, cumplimiento de obligaciones fiscales, auditorias, reclamos urgentes, entre otros.
Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación
Las tareas importantes son aquellas que contribuyen positivamente con los objetivos de la empresa en el largo plazo.
Por tanto, este cuadrante está conformado por todas las actividades que deben ser planificadas y agendadas, para poder realizarlas antes de que se tornen urgentes.
Algunas de las actividades que pueden ser asignadas a este cuadrante son, por ejemplo, la preparación de una clase, actualización de conocimientos, inventarios, entre otros.
Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones
Son las actividades que pueden esperar y que, además, pueden ser delegadas a otros miembros del equipo para su ejecución.
Algunos ejemplos de las actividades que deben ser asignadas a este cuadrante son: responder llamadas telefónicas y correos electrónicos, manejar las redes sociales, entre otras.
Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades
El cuarto cuadrante es el que abarca todas las tareas que no nos aportan ningún beneficio.
Por el contrario, son todas aquellas actividades que te distraen y te quitan tiempo productivo.
Por ejemplo, revisar las redes sociales en horario laboral, ver Netflix, entre otros.
3. Matriz de Eisenhower para organizar tareas: Delega tareas
Al utilizar la matriz de Eisenhower, es de suma importancia aprender a delegar, especialmente cuando estamos usando la matriz por primera vez.
Delegar actividades es una estrategia que te permitirá aumentar la productividad de la empresa.
Además, reduce el tiempo de elaboración de las tareas, ya que tu equipo de trabajo también te está ayudando a cumplir a tiempo con los mismos.
Incluso, delegar funciones destaca el talento escondido de tu equipo y los motiva a trabajar contigo.
4. Implementa la matriz de Eisenhower con tu equipo de trabajo
Ahora bien, utilizar la matriz de Eisenhower para gestionar el trabajo de equipos es muy efectivo, ya que será más sencillo que cada área o departamento de la empresa sepa qué cuadrante le corresponde y la prioridad que debe darle a cada tarea.
En este sentido, es una buena manera de asignar las tareas y así, no perder tiempo valioso en hacer juntas de seguimiento para evaluar constantemente de qué forma el departamento está cumpliendo con sus actividades.
5. Matriz de Eisenhower para organizar tareas: Enfoca tus esfuerzos
Finalmente, una vez que ya sabes cuáles son las actividades urgentes e importantes, es más sencillo decidir sobre qué debe resolverse rápidamente y qué necesita una mayor planeación.
Esto te permitirá ser más disciplinado, concentrarte mejor, desarrollar lo más importante con antelación y regular los niveles de estrés.
Ahora bien,
- Todas las actividades urgentes e importantes deben ser lo primero que hagas en el día, debe ser eliminado de tu lista lo antes posible.
- Las actividades importantes, pero no urgentes requieren de una mayor planeación y toda tu atención.
- Todo lo que es urgente, pero no importante son tareas que pueden delegarse a otro miembro del equipo, por lo general, son actividades rutinarias.
- Por último, las actividades que no son urgentes y tampoco importantes son un obstáculo en tu trabajo, por tanto, debes evitar hacerlas para no incurrir en tiempos extras.
Ahora, apliquemos cada uno de estos consejos en un ejemplo.
Ejemplo práctico. Caso Donas Redoma
A continuación, utilizaremos la herramienta de la matriz estrella para clasificar las actividades que debe realizar Katiuska Guerra en Donas Redoma:
Comenzaremos asignando las actividades a cada cuadrante. ¡Presta atención!
Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis
En este primer cuadrante, Katiuska asignó todas las incidencias que debía realizar con premura, ya que no puede delegar sus actividades o porque no hubo una planificación previa.
- Arreglar el auto averiado para hacer las entregas a domicilio.
- Entregar en los próximos 3 días el pedido de donas más grande que ha realizado Donas Redoma.
- Arreglar un problema con un cliente, ya que el relleno de donas que desea no está disponible.
Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación
En este cuadrante vas a añadir todos los proyectos que van a permitir mejorar tu empresa. Katiuska agregó las siguientes:
- Hacer una lista de los insumos necesarios para la elaboración de donas y un estudio de los lugares donde los venden más baratos para hacer una compra al mayor y ahorrar un poco de dinero.
- Desarrollar un plan editorial para las redes sociales con el fin de tener todos los días información para publicar.
- Hacer un programa de precios para clientes mayoristas.
- Buscar recetas de donas saludables para personas que no consumen azúcar.
- Contratar personal para atender a los clientes en la tienda, ya que actualmente Katiuska necesita más colaboradores para la atención al cliente.
- Hacer un listado de las panaderías o ciber coffee en la región, para realizar una campaña comercial y ofrecer nuestros productos a estas empresas.
Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones
En el tercer cuadrante, Katiuska clasificó todas las actividades que podrían ser delegadas a otras personas.
- Responder los mensajes por las redes sociales de los clientes que buscan cotizaciones.
- Enviar al cliente la factura de un pedido que realizó.
- Llamar a un técnico para arreglar el servicio de internet de la empresa.
- Escribir y enviar una carta de recomendación a un ex empleado de la empresa.
- Dar una capacitación a los empleados para mejorar la atención al cliente.
- Cubrir las actividades laborales del empleado que no pudo asistir al trabajo porque se encontraba enfermo.
- Actualizar los libros contables de Donas Redoma, ya que están en el cierre contable y hay que presentar los impuestos.
Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades
Finalmente, asignó en el cuarto cuadrante todas las tareas que no le aportan ningún valor:
- Leer correos spam.
- Asistir a reuniones para emprendedores de la zona que no son productivas.
- Responder llamadas que son ladronas de tiempo.
- Hablar trivialidades con los compañeros de trabajo dentro del horario laboral.
Ahora sí, veamos cómo se ubican gráficamente, cada una de estas actividades en la matriz de Eisenhower. ¡Observa!
Si quieres conocer más herramientas para la toma de decisiones, te invito a leer los siguientes artículos:
- ¿Cómo realizar un análisis de negocio? Caso JM Sports (I)
- Análisis de empresas. Caso JM Sports (II)
- Análisis de negocio. Caso de estudio JM Sports (III)
Conclusiones
Finalmente, ya sabes cómo utilizar la matriz de Eisenhower para organizar tareas y tomar decisiones en tu empresa.
Al utilizar esta herramienta, podrás mejorar la eficiencia y la productividad en tu lugar de trabajo, eliminar actividades que te hacen perder el tiempo y avanzar al logro de tus objetivos.
Recuerda que en cada cuadrante debes ubicar un tipo de actividad, por ejemplo:
- Todas las actividades urgentes e importantes deben ubicarse en el cuadrante I, y deben ser lo primero que realices en el día, debe ser eliminado de tu lista lo antes posible.
- Las actividades importantes, pero no urgentes van ubicadas en el cuadrante II y requieren de una mayor planeación y toda tu atención.
- En el cuadrante III debes ubicar las tareas urgentes, pero no importantes, las cuales puedes delegar a otro miembro del equipo.
- Por último, las actividades que no son urgentes ni importantes, van ubicadas en el cuadrante IV, y representan un obstáculo en tu trabajo, por tanto, debes evitar hacerlas.
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Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
