Fíjate lo que aprenderemos:
- Cómo elaborar un organigrama de forma correcta para plasmar la estructura organizativa.
- ¿Por qué un buen organigrama mantendrá a cada quien en su lugar?
- Las prioridades que debe tener una empresa.
- ¿Los organigramas deben cambiar con el tiempo?
- Algunos tipos de organigramas que puedes crear.
- Y MUCHO MÁS.
Para comenzar con este post quiero compartirte 6 datos que un emprendedor como TÚ, debe saber sobre los organigramas dentro de las características de la empresa. Presta atención a la imagen:
Ahora, entremos en materia:
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es un diagrama que describe la estructura interna de una empresa. Muestra visualmente las relaciones jerárquicas entre las distintas funciones y cargos de una organización. El organigrama suele comenzar con una sola persona en la parte superior, que representa el puesto de más alto nivel en la empresa, y luego se ramifica para incluir a todas las demás personas que componen la organización. Cada recuadro del organigrama representa a una persona o un departamento, y las líneas muestran cómo se relaciona cada persona o grupo dentro de la estructura general.
Cómo elaborar un organigrama de manera correcta
Quizás los hayas visto al visitar una empresa, en sus paredes, con diversos formatos como un cuadro con rectángulos unidos por líneas, identificados con nombres de personas y/o con cargos, que se relacionan en forma organizada.
Como te dije en la infografía, en empresas grandes, el organigrama empresarial sirve como carta de presentación mientras que en empresas medianas y pequeñas servir como estructura presente de áreas o departamentos y, a veces, como aspiración a tener una estructura futura (lo veremos más adelante).
Para nosotros es más que una representación gráfica de cada uno de los empleados en la empresa, las distintas áreas con las que cuenta, a cuáles reporta y las responsabilidades que cada quien tiene a su cargo.
Decimos esto, porque cuando se emprende no siempre se tiene claro el camino.
Y el ejercicio de desarrollar un organigrama nos ayuda a distribuir nuestra capacidad administrativa (que al inicio es baja) entre las tareas que estimamos necesarias según cada etapa de la empresa.
Podría ser como ver un rompecabezas. ¿Cómo será la administración de las tareas y cómo se dividen según las funciones? ¿Qué áreas pueden desarrollarse con una o varias personas? ¿Dónde hace falta o hará falta tener un equipo estructurado para administrar correctamente los recursos de la empresa? ¿Cómo será la cadena de mando?
Cada pieza, en el organigrama, veremos que está representada por un empleado, por un departamento y se relacionan para formar un todo, a través de funciones y tareas, que permiten alcanzar las metas de la empresa de una manera coordinada.
El Organigrama… Cada quien en su lugar
Si quieres crear una empresa o ya tienes una, no importa si es pequeña, has de visualizar la capacidad que deberías tener para desarrollar tu actividad a partir de un organigrama de empresa.
Por ello, elaborar un organigrama funcional es un ejercicio que te ayuda a detectar carencias y excesos de capacidades (aunque este último sea menos común al inicio).
Uno quizás como el ejemplo de abajo:
El organigrama también puede servirte para planificar a futuro la expansión, la contratación de nuevo personal y la creación de otros departamentos. Es decir, puede que no tengas todas las áreas hoy, pero al representarlas visualmente, sabrás que en algún momento las abordarás en tu estructura organizacional.
Organigrama de una empresa: Las prioridades de la empresa… Tus prioridades
Al crear una empresa tu prioridad es sobrevivir. Al inicio, cuando aún no se ha abordado la actividad, es una utopía pensar que vamos a saber al 100 % qué recursos vamos a ir necesitando. Más bien la realidad de la experiencia nos marcará qué recursos humanos vamos necesitando en toda la empresa y su administración.
Por ello, a pesar que es bueno hacer un organigrama al inicio, para tener una idea, lo importante es centrarse en las tareas prioritarias para atravesar la travesía del desierto. Es decir la estructura de la empresa de ahora no será lo que permanezca cuando tengamos una situación estable. Tendremos que enfocarnos en una administración basada en 3 posibles estrategias (sobrevivir, analítica y relajada) para salir adelante.
En consecuencia, no priorices “armar una estructura perfecta” hasta que sea el momento que tengas la certeza de lo que necesites.
En otras palabras, puedes hacer el organigrama de tu empresa cuando te parezca oportuno (aunque no te lo he dicho…que quede entre tú y yo, y que conste que realizar este ejercicio, siempre te ayudará a ver ciertas cosas en tu negocio, cualquiera que sea el momento en el que se encuentre. Además, seguro que quieres hacer uno, sino, no estarías aquí).
El organigrama estructural de la empresa cambia con el tiempo
Sin lugar a dudas, el organigrama te permite tener una idea clara de lo que hace cada trabajador en un momento determinado.
O sea, no se hace un organigrama para que dure por los siglos de los siglos.
Si con el tiempo, la sociedad cambia, la empresa cambia, tú cambias, pues el organigrama también debe cambiar.
Es más, al diseñar el organigrama al inicio, éste es aproximado. Incluso es aproximado a mitad del camino en la empresa. Sin embargo, uno bien realizado debe garantizar una correcta formación de estrategias, delineando las responsabilidades de cada trabajador y cada uno de los departamentos, para que estén bien definidas. De esa forma, el equipo deberá funcionar de una manera efectiva y precisa. Y cumplir metas en los periodos de tiempo establecidos.
¿No suena esto como muy académico?
Nada más lejos de la realidad, veamos:
- Si tu empresa está sana, crece y tiene unos objetivos para los años venideros, entonces,
- Se creará una estrategia para cumplirlos ¿verdad?
- Esta o estas estrategias estarán basadas en directrices (aumentar ventas, mejorar atención al cliente, etc.) y…
- Por lo tanto, se generarán proyectos, es decir lo que sucedería de manera natural.
Como ves en la secuencia… ¿no echas de menos algo?
Piensa…
Sigue pensado…
¡Ojo!.. ¿Aún no lo has captado?
¿Seguro?
Bien, como seguro que lo has captado, estarás de acuerdo que tendrás que organizar tus recursos para desarrollar dichos proyectos. Y para organizar dichos recursos (que en su mayoría son humanos) ¿Qué mejor que revisar tu organigrama de arriba a abajo?
Además, para el futuro, el organigrama sirve para inspirar a los empleados a ampliar su formación y estrategia para escalar en el mismo, conociendo sus alcances y proyecciones en sus respectivas carreras y aspirar un mejor cargo, ajustado a tus experiencias y habilidades.
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@ Siempre se puede mejorar
¿Cómo hacer un organigrama de empresa adecuado? Tipos posibles
Tomando en cuenta que los diferentes tipos de organigramas que se representan gráficamente la estructura empresarial de la compañía y cada uno es único, existen infinidad de tipos. Los expertos en la materia los clasifican, por ejemplo, por su Ámbito, Naturaleza, Contenido, Presentación y Finalidad.
No te preocupes si no sabes diferenciar modelos porque hay páginas excelentes con patrones de organigramas como Miro, dónde podrás utilizar plantillas para aplicar en tu empresa y/o comparar diferentes estructuras de niveles de mando, de cada área y las distintas relaciones jerárquicas.
Y a su vez, de cada uno se derivan nuevos modelos, que se diferencian en estructura, esquema, objetivo o contenido. Lo cierto es que cada empresa debe tener su propio organigrama con su estilo, requerimientos, características y particularidades.
Sin embargo, al tener claro cada una de las clasificaciones de los organigramas, será de gran ayuda a la hora de elaborar nuestro propio organigrama. Veamos algunos ejemplos de organigramas:
Organigramas por Ámbito:
- Interno: Es el que otorga la visión de un departamento específico dentro de la empresa. Ocurren en empresas muy grandes o con sedes en otras regiones.
- Externo: Aunque se encuentra dentro de la compañía, engloba cada una de las áreas de trabajo necesarias para el funcionamiento de la organización.
Organigramas por Naturaleza:
- Mesoadministrativos: Es común en el sector público, ya que muestra la estructuración de distintas organizaciones de un mismo sector.
- Microadministrativos: Puede ser la visión general o específica de una sola compañía.
- Macroadministrativos: Incluye a dos o más empresas, cuyos procesos se complementen.
Por Contenido:
- De Plaza: Indica los cargos existentes y puestos vacantes dentro de un área específica.
- Integrales: Abarca cada una de las áreas de la empresa.
- Funcionales: Enfoca su visión en un área en específico.
Organigramas por Presentación:
- Organigrama Vertical: Es la forma más clásica de jerarquizar gráficamente, colocando en la cima de la pirámide los cargos de mayor poder dentro de la compañía. Ponemos un ejemplo a continuación. ¡Ojo! tendrás que sustituir las posiciones y los nombres por las tuyas propias, ya que este es un ejemplo para que tú rellenes.
- Organigrama horizontal: Éste varia un poco en que aunque presenta los balances de jerarquización, elimina la sensación de una empresa piramidal, en la cual unos empleados tienen mayor valor que otros.
- Organigrama Circular: Se presenta como el nuevo método empleado para ilustrar, adecuadamente, la función de un organigrama. Allí se distingue cada una de las áreas que competen a la empresa, pero sin necesidad de priorizar alguna, para dejar claro que todas forman parte del sistema en forma equilibrada. Es decir, una requiere de la otra para su correcto funcionamiento.
El organigrama de una empresa puede variar de posición de acuerdo a sus políticas laborales.
@ Estructuras laborales
Criterios para estructurar el organigrama de una empresa, bondades.
Es probable que algunos se pregunten cuáles son las bondades del organigrama de una empresa. Y la respuesta es: VARIAS.
Organigrama de una empresa: Primera Bondad
Es una radiografía de las funciones de cada área de la empresa. ¿Por qué? Porque en un organigrama podemos ver cuáles son las áreas que son más importantes, ya que todas no tienen el mismo peso en la organización. Eso quiere decir, que los directivos le prestan más atención a unas dependencias que tienen más responsabilidad para cumplir con los objetivos previsto y, en todo caso, con la visión de la empresa.
Ojo… Esto no quiere decir que las dependencias con menos peso sean ignoradas total y absolutamente. Igual son importantes en otra medida, porque tienen su función.
@ ¡Ten cuidado!
En tu caso, si estás comenzando, probablemente, tú te ocupes de todo, seas el responsable del funcionamiento de todas las áreas, o de la mayoría de ellas, si cuentas con alguna ayuda. Serías como “El Hombre Orquesta”, pendiente de todo y de todos.
Pero cuando se trata de grandes empresas, la prioridad y la balanza se inclinan hacia los departamentos con mayores responsabilidades, producciones y desafíos.
Vamos a ver casos en el mundo
Un ejemplo, que resulta interesante, lo representa el organigrama de la empresa Apple. Puedes observar que las prioridades para CEO (Tim Cook) son CFO (Luca Maestri), CDO (Jony Ive) y COO (Jeff Williams). Esto se traduce en que lo importante para esa empresa es… Dinero, Diseño y Operaciones. Las otras áreas contribuyen a un buen engranaje entre ese trio que cuenta con prioridad total.
Apple
Si analizamos un poco otro tipo de empresas, muchas coinciden en señalar en sus respectivos organigramas que el aspecto relacionado con Atención al Cliente es realmente prioritario para lograr sus metas. Cada empleado está orientado hacia el cliente.Pero puedes ver que en el caso de Apple, es importante, pero no es lo primero.
Banco Santander
Veamos otro ejemplo, el Banco Santander. Su organigrama presenta que para su Presidente, Consejero Delegado y Vicepresidentes Ejecutivo las áreas más significativas son Finanzas, Riesgos, Tecnología, Operaciones e Innovación. La Atención al Cliente también queda un poco rezagada. Es otro nivel de prioridades empresariales. Lo demás es complementario.
Etihad Airlines
Y si cambiamos a un organigrama de una importante línea aérea en el mundo como lo es Etihad, puedes comprobar que resulta totalmente opuesto a lo que muestra Apple en su radiografía. El área de Atención al Cliente es sumamente importante y reporta directamente al CEO.
¿Ves la diferencia en solo estos 3 ejemplos? Esta realidad nos demuestra que las empresas se organizan en función de sus objetivos, directrices y metas.
De esa manera desarrollan su estructura, de acuerdo a sus requerimientos y necesidades. Ten en cuenta que según sea la misión de la empresa, el peso que se le otorgue a cada departamento no será igual.
Cuando quieras hacer un plan de negocios o elaborar un organigrama a futuro, piensa qué es lo importante para enfocarte en ello y dale importancia a las áreas en función de cómo sea tu empresa.
Como seguramente lo harás con tu empresa hoy, con tu actual situación; y mañana cuando logres tu expansión.
Organigrama de una empresa: Segunda Bondad
Con solo ver el organigrama de una empresa se puede saber cómo es su estructura.
Definitivamente es su carta de presentación y su información esencial. Se trata de la representación gráfica en la que se pueden identificar las diferentes áreas, los departamentos, unidades u oficinas de la empresa, cumpliendo con la cadena jerárquica, sus relaciones entre sí y las funciones que cumple cada una. Así se pueden diseñar las responsabilidades que todas desarrollarán en equipo para la culminación de proyectos en equipo.
Además, los organigramas también permiten identificar a los líderes de equipos, cargos vacantes, rotación de personal, cantidad de trabajadores, entre otros puntos de interés.
Organigrama de una empresa: Tercera Bondad
El organigrama permite medir la capacidad profesional de las personas, conocer el tamaño de la empresa y si sus operaciones están integradas. Como consecuencia, puedes identificar personas, funciones y cargos.
Así que pueden surgir preguntas como esta: ¿Podría ser que una persona ocupe más de un cargo? Sí, puede ser.
Para eso hay organigramas dentro de la organización de una empresa, de personas y de funciones. Si tienes personas que van a desempeñar más de un cargo, no hay problema. Por ejemplo, María Pérez puede ser Jefe de Inventario y Jefe de Inspección a la vez.
El organigrama ideal
Y si quieres ir más allá, puedes crear el organigrama, sean de arriba a abajo, de abajo a arriba, en forma de pirámide u otras formas ya vistas. Total, cada empresa tiene el suyo y es único e irrepetible. Lo importante es hacer un seguimiento del desempeño según las funciones más allá que propiamente diseñar un organigrama.
Tú puedes tener un Organigrama Real y un Organigrama Ideal, el primer te muestra cómo estás hoy y el otro de cómo quieres estar mañana. Todo es cuestión de creatividad.
El real, te permite ver lo que tienes, con lo que cuentas, con lo que estás trabajando. La gente, los cargos, los departamentos. Pocos o muchos, son los que tienes hoy.
El ideal, es el mejor, el que aspiras, el que esperas tener mañana. El que te inspira a ser cada vez mejor emprendedor y trabajar por una empresa más productiva. Con un equipo de trabajo especializado, talentoso y experimentado.
Es lo que anhelas para el futuro, que estará cerca o lejos, dependiendo de tu perseverancia y expectativas. O sea, cómo te gustaría que sea tu organigrama en un mañana, alineado con tu visión, misión, aspiraciones y expectativas. Es probable que al diseñar este organigrama tu entusiasmo se desborde y eso es… extraordinario.
Un organigrama efectivo debe tener…
Muchas veces podemos ver que algunas empresas tienen fallas en la estructura del organigrama. Puede ser porque tienen una ambiciosa misión y/o no cumplen sus propias perspectivas. Para que tú no cometas ese error, lo ideal es que tu organigrama tenga:
- Precisión: Todas las áreas deben relacionarse e interrelacionarse, con el propósito de establecer conexiones correctas de comunicación. Por lo tanto, se deben ubicar estratégicamente los conectores.
- Sencillez: Aunque el organigrama de una empresa tenga mucha información, no quiere decir que debe ser muy complejo y extenso. Mientras más fácil de entender, mejor.
- Uniformidad: Sea cual sea la estructura que selecciones, debes asegurarte que mantenga un equilibrio gráfico para facilitar su comprensión.
- Presentación: Debe ser accesible para cualquiera de los empleados. Por lo que requiere elaborarlo bajo un formato y estructura que refleje el objetivo general de la empresa.
- Vigencia: Para asegurarnos que el organigrama de una empresa sea funcional, es necesario que la información que presente esté actualizada y organizada. Se recomienda colocar la fecha de realización al pie del organigrama.
¿Cómo hacer el organigrama de una empresa?
Muy sencillo, muy fácil. Puedes hacerlo tú mismo en un documento en Word. O mejor aún, lo elaboras en PowerPoint o con plantillas online como mencionado al inicio del artículo.
Con mucha creatividad, seguramente quedará muy bien y te puede resultar funcional para destacar la estructura de tu empresa.
Si cuentas con la información necesaria, con los cargos y las áreas estructuradas que son indispensables para el correcto funcionamiento de la compañía, entonces es solo cuestión de diagramar el organigrama, egún su jerarquización, la base de la organización.
Conclusiones
– El organigrama de una empresa es la representación visual de cada una de sus áreas, tareas, responsabilidades y poder de cada dependencia.
– En el organigrama de la empresa puedes determinar información valiosa en cuanto a personal, dependencias y responsabilidades.
– Y se puede determinar cuáles son las áreas más importantes, ya que todas no tienen el mismo peso en la organización.
– A la hora de planificar proyectos, con una mirada a esa representación gráfica de la empresa, puedes delegar trabajos y compromisos laborales.
– Hacer tu organigrama real es de gran ayuda para saber con qué y quiénes cuentas.
También toma en cuenta que…
– Hay organigramas de organigramas. Desde muy sencillos hasta muy complejos, todo depende de sus objetivos, directrices, alcances y producción, entre otros aspectos.
– El organigrama también puede servirte para planificar a futuro la expansión, la contratación de nuevo personal y la creación de otros departamentos
– No olvides el organigrama ideal. Es el que te permitirá definir al emprendedor del mañana con la empresa que quieres para ese mañana.
Antes de despedirme te sugiero leerlos posts:
¡Gracias por leernos!
