Organizar un evento o low cost festival para relaciones públicas puede parecer un desafío, pero con la planificación adecuada, puedes lograrlo, cumpliendo las metas que te traces.
Lo fundamental es detallar cada aspecto de la organización del evento. Uno de los primeros pasos clave es decidir el tipo de evento que deseas realizar, ya sea un festival de música, arte o gastronomía…
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Algo muy importante es no descuidar puntos como la cantidad de personas que esperas, el lugar y fecha del evento, cómo vas a financiarlo, los proveedores, las estrategias de promoción, y no olvides incluir la evaluación final de los resultados.
Ahora, debes saber que entre los beneficios de realizar un festival o evento con poco presupuesto está la posibilidad de atraer a una audiencia diversa sin comprometer la calidad.
Eso sí, debe ser accesible, para que más personas asistan y disfruten, con lo cual puedes cumplirlos objetivos planificados.
Empieza a organizar un evento con poco presupuesto con los pasos que te enseñamos ya mismo:
Paso a paso para organizar un festival o evento con poco presupuesto
Todo evento o festival tiene tres etapas: la previa para la planificación de eventos, la etapa de realización y la etapa post evento. Durante todo el proceso, es importante tener en mente el hacer uso óptimo de los recursos, para alcanzar los resultados esperados.
A continuación, te presentamos los pasos imprescindibles para organizar un evento con bajo coste, los cuales están distribuidos en las tres etapas mencionadas:
Etapa 1: Planificación
Esta etapa está compuesta por 4 pasos que te enseñamos enseguida.
Imagen
Definir el tipo de evento o low cost festival para relaciones públicas
Para organizar un evento o festival de bajo costo, debes pensar en el tipo de evento que quieres organizar, y tener un objetivo claro es fundamental.
Toma en cuenta el número de asistentes y el lugar de celebración.
Es esencial considerar tus intereses y los de la comunidad. Pregúntate ¿Qué tipos de eventos ya atraen multitudes en tu área?
Esto te ayudará a enfocar tus esfuerzos.
A continuación, te damos varias ideas, mencionando 5 tipos de eventos que se pueden realizar con poco presupuesto:
- Fiesta temática
- Concierto local
- Mercado o feria artesanal
- Proyección de películas al aire libre
- Juegos comunitarios
Elabora un cronograma de actividades y con una checklist de tareas previas al evento asegúrate de tener el control de la actividad.
Hacer un low cost festival para relaciones públicas: Define el objetivo del evento
En principio, el objetivo de un low cost festival para relaciones públicases crear una actividad accesible para gran cantidad de personas, que brinde entretenimiento, sin comprometer ni la calidad ni un alto presupuesto.
Básicamente, los objetivos de organizar un evento pueden incluir:
- Promover un producto o servicio.
- Recaudar fondos para una causa.
- Fomentar la comunidad y el networking.
- Crear conciencia sobre un tema específico.
Identificar la audiencia objetivo
Para crear un evento de bajo presupuesto, es importante tener en cuenta a la audiencia objetivo, y la cantidad de asistentes esperada. Cada tipo de evento puede estar dirigido a una audiencia diferente.
Como ejemplo te sugerimos considerar parte del público objetivo:
- Jóvenes estudiantes y profesionales que buscan entretenimiento.
- Familias que desean actividades recreativas a bajo costo.
- Grupos comunitarios interesados en participar en eventos locales.
- Organizaciones sin fines de lucro que requieren visibilidad.
Establecer un presupuesto realista
Puedes crear una propuesta en Excel, que te ayude a visualizar los costos y cómo se alinean con parte del dinero disponible.
Primero, debes considerar el tipo de fiesta, tipo de festival o evento que quieres organizar.
Establecer un presupuesto realista para un evento requiere de:
- Elaborar una lista de gastos estimados (número de asistentes, local, sonido, luces, catering, las diferentes actividades que vas a ofrecer, el pago de seguros, permisos, seguridad y otros).
- Costos de elementos de diseño y decoración.
- Honorarios de proveedores, si puedes contratar.
- Gastos promocionales si es un evento de acceso abierto al público.
- Fondo de reserva para atender contingencias o costos inesperados.
Considera el uso de herramientas como hojas de cálculo, aplicaciones de gestión de eventos, y software de presupuesto pueden facilitar este proceso.
Ejemplo de un presupuesto básico
El presupuesto del evento podría incluir:
Alquiler de local: $500, catering: $300, sonido: $200, y promoción: $100, lo que suma un total de $1,100.
Elegir fecha y lugar
Para organizar un evento de poco presupuesto, es fundamental seleccionar la fecha y el lugar adecuados, para garantizar la afluencia de público y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Pon una fecha y mantén una comunicación abierta con el dueño del espacio para discutir opciones flexibles.
Considera fechas alternativas que puedan reducir costos de alquiler del local y de los servicios necesarios.
También, podrías encontrar opciones de espacios gratuitos o de bajo costo.
Gestión de proveedores y servicios
En el proceso de gestión de proveedores y servicios, es esencial tomar el tiempo para encontrar los más asequibles.
Para ello, considera la importancia de negociar precios, y no dudes en comparar opciones para poder mantener el control del presupuesto.
Los proveedores locales vs. proveedores nacionales pueden ofrecer diferentes ventajas, así que haz una lista, y evalúa cuál se adapta mejor a tus necesidades.
Optimizar la promoción del evento
Para optimizar la promoción de un low cost festival para relaciones públicas con poco presupuesto te recomendamos:
Evaluar la conveniencia de las estrategias de marketing digital en comparación con las de marketing tradicional.
Utilizar redes sociales para compartir la información del evento en plataformas gratuitas.
Colaborar con otros buscando asociaciones con negocios locales para promover el evento y compartir costos.
Colaboraciones con influencers locales.
La publicidad de boca en boca, para que los interesados en asistir inviten sus amigos y familiares, así como también compartan el evento.
Etapa 2: Realización
Asegurar el control de acceso a eventos con poco presupuesto
Para asegurar el control de acceso a eventos con poco presupuesto, te damos 3 tips:
Tener en cuenta la utilización de tecnología gratuita o de bajo costo para la venta de entradas y el registro de ingreso.
Establecer canales de comunicación claros con los invitados para informarles sobre el acceso y las normativas del evento.
Realizar un croquis detallado del evento, que contemple el flujo de entrada y salida, asegurando que el evento salga según lo planificado.
Gestionar imprevistos o contingencias
Recuerda que lLa preparación es clave para que cada evento quieras organizar sea un acierto, incluso, con un presupuesto limitado.
Etapa 3: Evaluación
Evaluación post evento
Después de organizar un festival o evento con poco presupuesto, es fundamental evaluar los resultados para entender qué funcionó, y en cuales áreas se necesita mejorar.
Solicita opiniones a los asistentes a través de encuestas en línea.
Reúnete con el equipo para discutir lo que salió bien y lo que se puede mejorar, tomando en cuenta ciertas cuestiones que se hayan presentado durante el evento. Cumplir con este feedback después del evento te dejará experiencias valiosas para nuevas actividades.
Y algo muy importante: no olvides realizar el análisis financiero del evento.
Evalúa la mejor fecha y el horario del evento para futuras ediciones, asegurando que encaje con las preferencias del público.
Para terminar, redacta un informe final con las conclusiones, plasmando también las lecciones aprendidas.
Como un plus, te damos ahora:
5 estrategias de financiamiento para hacer un festival o evento con poco presupuesto
Entre las estrategias de financiamiento, considera:
- Buscar patrocinadores locales que puedan contribuir con recursos o financiamiento.
- Organizar eventos previos para recaudar fondos.
- Utilizar plataformas de crowdfunding para conseguir donaciones y atraer a un público más amplio.
- Vender entradas en forma anticipada, incluso con descuentos, hasta una fecha determinada.
- Realizar networking y colaboración, creando alianzas con otras organizaciones.
Conclusiones
Organizar un evento o low cost festival para relaciones públicas, que no solo sea atractivo, sino que también maximice el uso de los recursos disponibles es posible.
Para que lo logres te hemos dado esta guía con los pasos que te permitirán cumplir con una planificación que incluya todos los elementos necesarios para mantener los gastos bajo control. Tómate el tiempo necesario para hacerlo con suficiente anticipación.
Sí, porque la planificación y organización son clave para maximizar los recursos y minimizar los costos.
Definir el objetivo del evento, el público y seleccionar cuidadosamente el lugar, fecha y los proveedores, puede reducir significativamente los gastos.
Toma en cuenta lo explicado en cuanto a opciones para el financiamiento del evento y no dejes de incluir las previsiones para contingencias.
Promueve tu evento combinando marketing digital y tradicional, y luego de la realización, evalúa los resultados, aprendiendo de la experiencia para nuevas oportunidades.
Recuerda que puedes encontrar apoyo para lograr una organización con resultados efectivos a través del Foro Emprender Fácil, solo debes registrarte para acceder y hacer cualquier consulta.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
