¿Cómo realizas el proceso de control de inventarios en tu empresa?
Mantener un adecuado proceso de control de inventarios evita pérdidas, maximiza la rentabilidad de la empresa y permite lograr la satisfacción de los clientes.
Este proceso implica la supervisión y gestión de la cantidad de existencias disponibles en el almacén, utilizando un sistema de control de inventario y métodos específicos, para mantener un equilibrio óptimo entre la demanda y la oferta de productos.
Hoy en este artículo, revisaremos en detalle este proceso para que conozcas cómo aplicarlo correctamente, su importancia y beneficios, dentro de cualquier negocio.
Y como las dudas siempre pueden surgir, podrás plantear desde ya, tu caso particular, en el Foro Emprender Fácil, para que recibas opiniones de nuestros expertos.
Sin más, iniciemos…
¿Cómo llevar a cabo el proceso de control de inventarios?
El control efectivo de inventarios es esencial para garantizar una gestión eficiente de los recursos y satisfacer las demandas del mercado.
Llevar a cabo este proceso de manera adecuada, requiere de planificación, seguimiento y análisis meticuloso.
En nuestra infografía, presentamos los pasos clave para realizar un control de inventarios efectivo, desde la clasificación de los productos hasta la implementación de sistemas de seguimiento y la optimización de los niveles de stock.
Pasos para llevar a cabo el proceso de control de inventarios
1. Identifica el inventario
El primer paso para llevar a cabo un eficaz control de inventarios es identificar y clasificar todos los productos y materiales que forman parte del stock de la empresa. Esto permite tener un adecuado nivel de productos y gestionar de manera eficiente el stock.
Esto implica crear una lista detallada de todos los artículos o materiales disponibles, incluyendo descripciones, códigos de referencia,cantidades, unidades de medida y cualquier otra información relevante.
Utilizar un sistema de codificación o etiquetado puede facilitar este proceso, permitiendo una identificación rápida y precisa de cada elemento en el almacén.
Los métodos para el control de inventario pueden variar dependiendo de cada empresa.
Por ejemplo, es importante contar con un sistema ERP, que permita mejorar las tareas de control.
Una de las funcionalidades que debe ofrecer un software de este tipo, es la preparación de pedidos para evitar el agotamiento de lo existente en el almacén.
Además, es importante categorizar los productos según su tipo, valor y demanda, lo que facilitará la gestión y optimización de los niveles de stock, en etapas posteriores del proceso de control de inventarios.
2. Calcula la cantidad de inventario
Una vez que se ha identificado el inventario de una empresa, es necesario calcular la cantidad exacta de cada artículo disponible en el almacén o en la empresa.
Para llevar a cabo un control efectivo, es necesario realizar un inventario físico periódicamente, a fin de tener un control de las existencias en todo momento.
Esto se puede lograr mediante recuentos físicos periódicos o mediante el uso de sistemas automatizados que realizan un seguimiento en tiempo real.
Es fundamental asegurarse de que los datos sean precisos y estén actualizados regularmente, para evitar errores en la gestión de stocks ,y garantizar una planificación de la producción y la distribución eficiente.
Es decir, optimizar la gestión de inventarios y evitar faltantes o excesos, garantizando que los productos estén disponibles para satisfacer la demanda de los clientes.
Además, al calcular la cantidad de productos, es importante tener en cuenta factores como el tiempo de entrega de proveedores y la demanda esperada de los clientes, para garantizar niveles óptimos de stock en todo momento.
Recuerda que el inventario de una empresa es una parte crucial para ofrecer un mejor servicio al cliente.
3. Selecciona el método de control de inventario adecuado
Elegir el método más apropiado para tu empresa es crucial para garantizar una gestión eficiente y precisa de tus productos.
Existen varios enfoques disponibles, como el método FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), el método ABC (Análisis ABC), entre otros.
Cada método tiene sus propias ventajas y desventajas, por lo que es importante evaluar cuidadosamente las necesidades y características específicas de tu negocio antes de tomar una decisión.
Al seleccionar el método adecuado, asegúrate de considerar factores como el tipo de productos que manejas, la frecuencia de las ventas y la estacionalidad de la demanda, para garantizar una gestión efectiva del activo de tu empresa.
4. Asigna responsabilidades
Una vez establecido el método de control de inventario, corresponde asignar responsabilidades claras a los miembros del equipo, encargados de esta gestión.
Define quién será responsable de realizar recuentos físicos periódicos, registrar las entradas y salidas, y mantener actualizados los registros.
Es importante establecer procedimientos claros y comunicarlos efectivamente a todo el personal involucrado en el proceso.
Además, asegúrate de proporcionar capacitación adecuada sobre los procedimientos y herramientas de control utilizados, y establece mecanismos para la rendición de cuentas y la resolución de problemas en caso de discrepancias o errores en los registros.
5. Haz seguimiento del proceso de control de inventario
Esto implica monitorear continuamente las entradas y salidas de productos, así como cualquier ajuste realizado en los registros.
Programa revisiones periódicas para comparar los datos de lo que está almacenado en físico, con los registros en el sistema, para asegurarte de que coincidan.
Además, utiliza informes y análisis para identificar tendencias, patrones de demanda y posibles áreas de mejora en la gestión de este proceso.
Si se detectan discrepancias o problemas durante el seguimiento, toma medidas correctivas de inmediato para evitar posibles pérdidas o problemas de stock en el futuro.
Métodos de control de inventario más comunes
Para garantizar el éxito de esta tarea, existen diversos métodos que pueden ser utilizados.
Como ya se mencionó, existe el Método FIFO (First In, First Out), que implica que los productos más antiguos se vendan primero, lo que ayuda a mantener los productos frescos y en buen estado.
El Método es el LIFO (Last In, First Out), es otro que permite que los productos más recientes se vendan primero, lo cual es útil en caso de aumentos en el costo de los productos.
También, existe el Método Promedio Ponderado, que calcula el costo promedio de los productos y lo utiliza para establecer precios de venta y determinar el costo de los productos vendidos.
Además de estos métodos, existen sistemas automatizados que se encargan del control de inventariar los prodcutos, como el sistema de código de barras, la tecnología RFID (Identificación por Radiofrecuencia) y el sistema JIT (Just In Time).
El sistema de código de barras utiliza etiquetas con códigos de barras para registrar las entradas y salidas de productos del almacén, mientras que la tecnología RFID utiliza etiquetas con chips de radiofrecuencia para monitorear los productos.
El sistema JIT, por su parte, se enfoca en minimizar el inventario manteniendo solo la cantidad necesaria para cumplir con la demanda y así evitar costos de almacenamiento innecesarios.
Ventajas del software de control de inventarios
El uso de software de control de inventarios ofrece numerosas ventajas para las empresas en la gestión eficiente de este proceso vital.
Entre las principales ventajas se encuentra:
- Reduce el tiempo y el esfuerzo dedicado a tareas administrativas relacionadas con el proceso.
- Proporciona una mayor precisión en el seguimiento de lo que existe en bodega, lo que minimiza los errores humanos y reduce el riesgo de pérdidas.
- Mejora la planificación y toma de decisiones al proporcionar datos actualizados, y análisis detallados sobre el estado de los productos, permitiendo a las empresas tomar decisiones informadas sobre la gestión de lo que existe, compras y estrategias de ventas.
- Facilitan el seguimiento detallado de lo que existe, así como registrar entradas y salidas, y generar informes y análisis sobre la situación actual del almacén.
- Permite establecer niveles de productos mínimos y máximos, para automatizar el proceso de reabastecimiento y evitar escasez o exceso.
- Puede incluir la gestión de múltiples ubicaciones de almacenamiento, seguimiento de lotes o números de serie, y compatibilidad con dispositivos móviles para realizar inventarios físicos en el lugar.
Ejemplos de empresas que mejoraron sus procesos de control de inventario
Varias empresas han logrado mejorar significativamente este proceso, lo que les ha permitido optimizar la gestión del proceso y aumentar su eficiencia operativa.
Algunos ejemplos destacados incluyen:
Walmart
Walmart, como uno de los minoristas más grandes del mundo, enfrentaba diversos desafíos relacionados con su inventario, incluida la complejidad de su extensa cadena de suministro y la falta de visibilidad en tiempo real sobre lo que tiene almacenado.
La gestión de los productos en almacén en múltiples ubicaciones y la coordinación con una amplia red de proveedores, se volvieron desafíos significativos para garantizar la disponibilidad de productos en las tiendas y en línea.
Para abordar estos desafíos, Walmart adoptó estrategias innovadoras, incluida la implementación de un sistema de gestión basado en la nube.
Este sistema permitió una supervisión y seguimiento más eficientes en todas las ubicaciones de la empresa, así como una comunicación más fluida con los proveedores.
Además, la tecnología de escaneo en tiempo real y la integración con sistemas de análisis avanzados proporcionaron a Walmart una visibilidad en tiempo real, lo que permitió una toma de decisiones más ágil y precisa.
Los beneficios obtenidos por Walmart a través de estas estrategias fueron significativos. La mayor precisión permitió a la empresa reducir las pérdidas por faltantes y excesos de productos, lo que se tradujo en ahorros de costos significativos.
Además, la mejora en la planificación de compras y ventas basada en datos en tiempo real permitió a Walmart optimizar sus operaciones y responder de manera más efectiva a las demandas del mercado.
Coca-Cola
Coca-Cola, como una de las empresas líderes en la industria de bebidas, enfrentaba desafíos específicos en la gestión de su inventario.
La falta de colaboración entre equipos y la complejidad de su cadena de suministro dificultaban la coordinación y la visibilidad efectiva de sus productos en toda la red de distribución.
Esto resultaba en problemas como excesos o faltantes en diferentes ubicaciones, así como dificultades para responder rápidamente a cambios en la demanda del mercado.
Para abordar estos problemas, Coca-Cola implementó soluciones integrales. Una de ellas fue la implementación de un sistema de seguimiento en tiempo real que permitía monitorear las existencias y movimientos de productos en toda la cadena de suministro.
Este sistema proporcionaba datos precisos y actualizados sobre sus insumos en tiempo real, lo que permitía una planificación más precisa y una respuesta más rápida a las fluctuaciones en la demanda.
Además, Coca-Cola mejoró la comunicación interna entre equipos y departamentos, ayudando en el intercambio de información.
Esto ayudó a garantizar una coordinación más efectiva entre las diferentes áreas de la empresa y a alinear los objetivos y estrategias en toda la cadena de suministro.
Como resultado, se logró una mejora notable en la eficiencia de la cadena de suministro, con una reducción en los tiempos de respuesta y una optimización en la distribución de productos.
Además, la empresa experimentó una notable reducción en el costo de desechos y pérdidas, lo que contribuyó a una mejora en la rentabilidad y una mayor satisfacción del cliente.
Conclusiones
Una gestión eficiente de existencias garantiza una planificación más precisa, una producción más eficiente y una distribución más efectiva de los productos, lo que a su vez se traduce en una mejora en la satisfacción del cliente y en la rentabilidad general del negocio.
Durante este artículo, hemos explorado los desafíos comunes y soluciones que pueden implementarse para superar estos obstáculos.
Desde la identificación de problemas específicos hasta la implementación de sistemas de seguimiento en tiempo real y la mejora de la comunicación interna, hemos destacado la importancia de adoptar un enfoque integral para optimizar el proceso.
Al mejorar los procesos de control de inventarios, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia operativa, reducir los costos y aumentar la satisfacción del cliente.
Para obtener más información sobre cómo mejorar los procesos operativos y crecer como empresa, te invitamos a consultar nuestro artículo sobre Procesos operativos: cómo mejorarlos y crecer como empresa.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
